Een AVG-proof contactformulier voor uw tandartspraktijk

Een contactformulier lijkt onschuldig: een paar velden, een verzendknop. Toch is het meestal de eerste plek waar een tandartswebsite persoonsgegevens verzamelt, en dus de plek waar de AVG (GDPR) het eerst van toepassing wordt. Dit artikel behandelt het formulier zelf; voor het volledige wettelijke kader rond een praktijkwebsite verwijzen we naar het overzicht van wettelijke verplichtingen.

Welke grondslag heeft u nodig?

De AVG vereist een geldige grondslag voor elke verwerking van persoonsgegevens (artikel 6). Voor een contactformulier dat enkel dient om een vraag te beantwoorden, is dat meestal gerechtvaardigd belang of noodzaak voor het aangaan van een overeenkomst — een patiënt die contact opneemt om een afspraak te maken, geeft daarmee impliciet toestemming om gecontacteerd te worden over die afspraak. Gebruikt u de ingevulde gegevens voor iets anders, bijvoorbeeld een nieuwsbrief of marketing, dan is dat een apart doel en heeft u daarvoor een aparte, actieve toestemming nodig (artikel 7): een checkbox die niet vooraf is aangevinkt, met een duidelijke, afzonderlijke tekst.

De informatieplicht

Artikel 13 van de AVG verplicht u te vermelden:

• Wie de verwerkingsverantwoordelijke is (de praktijk, met naam en contactgegevens).
• Met welk doel de gegevens verzameld worden.
• Op welke grondslag dit gebeurt.
• Hoe lang de gegevens bewaard worden.
• Welke rechten de patiënt heeft (inzage, correctie, verwijdering) en bij wie hij daarvoor terechtkan.

In de praktijk volstaat een korte zin bij het formulier (“Uw gegevens worden enkel gebruikt om uw vraag te beantwoorden, zie ons privacybeleid”) met een link naar een volledige privacyverklaring elders op de site.

Spambescherming zonder drempel

Een zichtbare captcha (“selecteer alle foto’s met een verkeerslicht”) houdt spam tegen, maar kost ook echte bezoekers tijd en frustreert een deel van hen af. Een honeypot-veld — een onzichtbaar invulveld dat enkel geautomatiseerde bots invullen — vangt het grootste deel van de spam op zonder dat een patiënt er iets van merkt. Dit is de aanpak die de meeste moderne praktijksites gebruiken in plaats van een klassieke captcha.

Bewaartermijn en verwerker

Twee punten die vaak vergeten worden:

• Bewaartermijn. Berichten via het contactformulier horen niet oneindig bewaard te blijven. Bepaal vooraf een redelijke termijn en verwijder oudere berichten automatisch of periodiek.
• De verwerker. Draait het formulier via een extern platform (een formulierbouwer, een e-maildienst)? Dan is die partij een verwerker in de zin van de AVG, en hoort daar een verwerkersovereenkomst tegenover te staan. Bij een eigen, op maat gebouwde site blijft dit overzichtelijker, omdat de gegevens rechtstreeks bij u toekomen zonder tussenpartij.

Wilt u dit voor uw praktijk laten nakijken of correct laten opzetten? Een website-audit brengt in kaart of uw huidige formulier in orde is, of bekijk het pakket voor tandartswebsites waarin dit standaard correct wordt ingericht.